Met SharePoint Online zijn documenten digitaal en centraal beschikbaar. De documenten zijn overal en op een veilige manier toegankelijk, het maakt het niet uit of je thuis, onderweg of op kantoor werkt.

Met SharePoint Online hebben collega’s waarmee je samenwerkt aan een document, direct toegang tot de meest recente versie. Daarnaast maakt SharePoint Online van alle documenten automatisch een back-up. Hiermee bouw je op een eenvoudiger wijze, al werkend met documenten, een online archief.

Wat zijn de meest gebruikte functies van SharePoint in de praktijk?

SharePoint-sites
SharePoint Online biedt de hulpprogramma’s waarmee je een site kunt maken om online samen te werken. Een SharePoint-site biedt een opslagpunt voor verschillende soorten gegevens en documenten die door meerdere personen kunnen worden weergegeven en bewerkt.

SharePoint-sites worden vaak gebruikt voor het volgende:

• Lijsten met items, zoals taken en contactpersonen, opstellen en onderhouden.
• Een agenda delen.
• Documentbibliotheken gebruiken.
• Meerdere documentversies opslaan.

Meer informatie over SharePoint SharePoint-sites, vind je in de online help.

Werkstromen
Een werkstroom wordt ook wel omschreven als een reeks taken die samen tot een bepaald resultaat leiden. In Microsoft SharePoint Online is een werkstroom de benaming voor een geautomatiseerde verplaatsing van documenten of items via een reeks acties die zijn gerelateerd aan een bedrijfsproces. Meer informatie over de reeds aanwezige werkstromen in SharePoint Online, vind je in de online help.

Lijsten
Via lijsten op de teamsite kunt u gegevens onderhouden en eenvoudig beschikbaar stellen voor alle gebruikers van de site. Je kunt bijvoorbeeld lijsten met agenda’s, afspraken, taken en contactpersonen maken. Meer informatie over het gebruik van lijsten, vind je in de online help.

Team Agenda
Met teamagenda’s wordt iedereen op de hoogte gesteld van geplande gebeurtenissen en afspraken. Via agendaweergaven van SharePoint Online kun je agenda’s weergeven zoals deze het meest praktisch zijn voor je team. Meer informatie over Team Agenda, vind je in de online help.

Documentbibliotheek
Een documentbibliotheek is een pagina waarop teamleden en jijzelf bestanden in verschillende indelingen kunnen weergeven, toevoegen, bijwerken en uitchecken. Als je gemachtigd bent lijsten op de SharePoint-site te beheren, kunt je ook nieuwe bibliotheken maken. Meer informatie over het gebruik van documentbibliotheken, vind je in de online help.

Documenten inchecken/uitchecken
Teamleden kunnen een bibliotheek of werkruimte openen en een document of ander type bestand achtereenvolgens uitchecken, wijzigen en weer inchecken. Met deze uitcheckprocedure wordt voorkomen dat andere gebruikers het bestand kunnen wijzigen terwijl het wordt bewerkt. Meer informatie over het in- het uitchecken va documenten, vind je in de online help.

Versiebeheer
Als je de versiebeheerfunctie in SharePoint Online activeert, kun je iedere keer dat het bestand wordt gewijzigd tijdens het samenwerken een versie van het bestand opslaan. Versiebeheer is handig om een bestandsgeschiedenis bij te houden en het bestand indien nodig terug te zetten naar een eerdere versie. Meer informatie over versiebeheer, vind je in de online help.